Печать и хранение договоров

06.01.2013

Инструкция представлена по разделам:

Главное окно

Общие настройки

Журнал договоров

Отбор договоров

Форма договора

Макеты договоров

Редактор макетов

О программе

Система контроля версий

Программа для печати договоров представляет собой внешнюю обработку, которую можно открыть через «Файл-Открыть», либо можно добавить в «Дополнительные внешние обработки».

Главное окно программы

Новый договор

Для создания нового договора необходимо нажать на кнопку «Новый договор», откроется окно редактирования договора.

 

Создание нового договора

Редактор договора имеет несколько вкладок — Реквизиты, Дополнительные реквизиты, Спецификация и Прикрепленные файлы.

Вкладка Реквизиты

На данной вкладке необходимо указать реквизиты договора, которые могут быть подставлены в печатную форму.

Если реквизит не заполнен, то он подсвечивается розовым цветом.

У некоторых реквизитов есть кнопка в виде дискеты save. При нажатии на эту кнопку значение реквизита будет запомнено для указанной организации или партнера (контрагента) и при вводе нового договора или выборе организации или контрагента значение будет автоматически заполнено.

Адресные реквизиты имеют кнопку для ввода адреса из КЛАДР knkladr. При нажатии на эту кнопку откроется окно ввода адреса из классификатора адресов (КЛАДР), загруженного в Вашу базу.

Выбор адреса из КЛАДР

Выбор адреса из КЛАДР

 

При нажатии на кнопку «Сохранить договор» договор будет сохранен в базе.

Для печати договора необходимо выбрать шаблон (шаблоны необходимо создать заранее в разделе «Макеты договоров» ) и нажать кнопку «Печать».

Вкладка Дополнительные реквизиты

Вкладка дополнительные реквизиты

Вкладка дополнительные реквизиты

Договор может иметь неограниченное количество дополнительных реквизитов, которые Вы можете определить сам (например район, тип и вообще все что угодно).

Для создания дополнительных реквизитов и их значений необходимо нажать кнопку «Открыть редактор общих настроек».

Редактор дополнительных реквизитов

Редактор дополнительных реквизитов

В дальнейшем по этим дополнительным реквизитам можно будет отбирать и быстро находить договоры в журнале.

Вкладка Спецификация

Для каждого договора можно создавать и распечатывать спецификацию. Таблица, содержащая данные спецификации (список товаров, количество, цены и т.д) может быть заполнена в ручную, либо на основании документов «реализация товаров и услуг» или «Счет на оплату покупателю».

Спецификация

Спецификация

Для того, чтобы распечатать спецификацию необходимо нажать «Печать».

Печатная форма спецификации

Печатная форма спецификации

 Вкладка Прикрепленные файлы

К договору может быть прикреплено неограниченное количество любых файлов. Например, сканы подписанных договоров в различных форматах.

Сохраненные файлы в последствие можно просмотреть или сохранить на диск.

К договору могут быть прикреплены любые файлы

К договору могут быть прикреплены любые файлы

 

 Журнал договоров

Журнал договоров

Журнал договоров

Журнал содержит список всех когда-либо созданных договоров.

В форме журнала можно создать новый договор, удалить не нужный, установить отбор по договорам.

Для просмотра существующего договора необходимо просто 2 раза кликнуть по нему

Отбор можно устанавливать по датам, организации, контрагенту, а также по дополнительным реквизитам.

Отбор договоров

Отбор договоров

Макеты договоров

Для автозаполнения и печати договоров необходимо создать шаблоны договоров. При нажатии на «Макеты договоров» в главном окне открывается список имеющихся шаблонов, далее мы можем создать новый шаблон, отредактировать или удалить старый.

Список шаблонов

Список шаблонов

При двойном клике по любому из имеющихся шаблонов открывается редактор, в котором можно отредактировать текст договора и расставить реквизиты в нужных местах.

Редактор шаблона

Редактор шаблона

Программа поддерживает 2 типа шаблонов — табличный документ и внешний файл Microsoft Word.

При создании нового шаблона необходимо выбрать тип нашего шаблона — «Табличный документ» или «Word».

Табличный документ

Для создания шаблона на основе табличного документа необходимо в нужных местах расставить реквизиты, которые будут подставляться из договора.

Список реквизитов можно видеть с левой стороны редактора. Реквизиты нужна ставить в квадратные скобки «[]». В этом случае программа распознает необходимый реквизит и подставит в него значение. Реквизиты можно перетаскивать в шаблон мышкой, либо устанавливать двойным кликом, либо прописывать их вручную.

Для создания первого шаблона рекомендуется использовать типовой шаблон, который можно загрузить нажатием на кнопку «Типовой».

Список реквизитов может отличаться от описанных на сайте, так как программа развивается и в список могут быть добавлены новые реквизиты.

Остановимся на описании некоторых реквизитов.

НаименованиеОрганизацииК — это наименование контрагента.

ДолжностьРуководителяК — должность руководителя контрагента

и так далее.

Вообще, все реквизиты, оканчивающиеся на «К» связаны с контрагентов (партнером).

Программа умеет склонять ФИО должностных лиц, для этого введен реквизит  ФИОРуководителяСклонять, а также ФИОРуководителяКСклонять. Например, если в договоре указать руководителя «Иванов И. И.», а мы подставим реквизит ФИОРуководителяСклонять, то при печати договора будет выведено «Иванова И.И.».

Макет Word

Внимание! Программа работает только с полнофункциональной версией Microsoft Word.

Если выбрать вид шаблона «Word», то в этом случае, необходимо будет выбрать готовый файл Microsoft Word, который заполнен как и табличный документ, то есть набран текст договора, и в необходимых местах расставлены реквизиты, заключенные в квадратные скобки «[]».

Выбираем шаблон в формате Word

Выбираем шаблон в формате Word

После завершения редактирования шаблон необходимо сохранить нажатием на «Записать», после чего шаблон будет доступен для печати договоров.

Как вставить картинку в шаблон договора

В некоторых случаях в договор необходимо вставлять изображения, например логотип компании, или печать фирмы.

В документ Word картинка вставляется как и в обычный документ.

Для вставки картинки в табличный шаблон необходимо в 1С Предприятие открыть в меню «Таблица — Рисунки — Картинка».

pic

Далее перейти на вкладку «Из файла», «Выбрать файл» и нажать ОК. после чего изображение будет вставлено в шаблон.

Вставили изображенеи в шаблон

Вставили изображение в шаблон

Как вставить дополнительный реквизит в шаблон договора

Если Вы хотите выводить в печатную форму договора какой-либо (либо несколько) дополнительных реквизитов, то для этого необходимо в макет вставить конструкцию вида

[ДопРек_ИмяРеквизита]

где Имяреквизита — это заданное Вами наименование дополнительного реквизита

Список дополнительных реквизитов

Список дополнительных реквизитов

Например, создали дополнительный реквизит «Вывоз», который может принимать значения «Самовывоз», «Доставка транспортной компанией» или «Доставка силами поставщика».

В данном случае в шаблон необходимо вставить строку [ДопРек_Вывоз].

Вставляем в шаблон необходимую конструкцию

Вставляем в шаблон необходимую конструкцию

В печатной форме договора получаем:

doprek-dog

Таким же образом осуществляется размещение дополнительных реквизитов в шаблонах MS Word.

Если у конкретного договора не указан дополнительный реквизит, который присутствует в шаблоне, то значение дополнительного реквизита останется пустым.

Для удобства в редакторе макетов добавлена таблица, в которой отображаются все, имеющиеся в базе дополнительные реквизиты.

doprek-editor

 Общие настройки

Редактор общих настроек

Редактор общих настроек

В общих настройках можно указать дополнительные реквизиты.

Также имеется 2 флажка:

Автоматическая нумерация договоров — если установить флажок, то при создании нового договора номер будет присвоен автоматически (работает только при использовании числовых номеров договоров).

Дата в формате 21 декабря 2012г — если установить флажок, то дата в договоре будет выводится в формате «21 декабря 2012г», иначе в формате «21.12.2012».

 Обновления

В программу встроена система контроля версий, которая позволяет отслеживать выход новых версий программы и скачивать их.

Система контроля версий

Система контроля версий

 

Инструкции, Печать договоров
Похожие записи

Добавить комментарий

Студия "Дока". 2012
Все права защищены. При использовании материалов активная ссылка на ресурс обязательна.
www.megastock.ru Здесь находится аттестат нашего WM идентификатора 574505443270
Проверить аттестат